Eventi aziendali e gestione della sicurezza

Nell’attività di organizzazione di eventi aziendali, la sicurezza ha sempre rivestito un ruolo fondamentale.

Tra il 2017 e il 2018 ci sono state diverse modifiche riguardo la regolamentazione in tema di sicurezza negli eventi. Le nuove indicazioni puntano soprattutto alla sicurezza ma in relazione alle criticità di ciascun evento.

La Circolare del Ministero dell’Interno del 18 Luglio 2018 rivede gli obblighi del precedente decreto legislativo del 1997, definiti nel 2014 dalla Conferenza Stato – Regioni e Prov. Autonome Trento e Bolzano.

Si tratta di linee guida da cui non si può prescindere se parliamo di grandi eventi, manifestazioni, fiere e congressi molto numerosi.

Nel caso di eventi aziendali, spesso, non si tiene conto della sovrapposizione delle diverse criticità che possono presentarsi. E’ opportuno invece, non lasciare nulla al caso.

In particolare, è bene:

  • Dotarsi di un Vademecum redatto con il supporto di un consulente esperto in materia di “Linee guida per la fase di programmazione e per la durata dell’evento”;
  • Definire la responsabilità contrattuale ed extra contrattuale;
  • Approfondire la conoscenza sulle norme di responsabilità proprie e degli altri soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento;
  • Approfondire le competenze in Safety & Security, valutazione dei rischi ed autorizzazioni varie.

La sicurezza negli eventi aziendali post Covid

Naturalmente, con l’avvento della pandemia, la gestione della sicurezza  ha assunto un ruolo centrale nella pianificazione degli eventi aziendali.

Coloro che organizzano eventi non possono prescindere dal seguire le Linee Guida in modo responsabile e puntuale.

L’attuale situazione non è di facile gestione perché, spesso, le regole in materia di tutela della salute pubblica subiscono delle modifiche. E’ compito dei professionisti del settore eventi essere sempre al passo con l’informazione per poter tutelare la salute dei propri Clienti, dei collaboratori e dei fornitori.

L’ultima novità in materia di sicurezza risale all’inizio del mese di dicembre 2021, quando sono state rese note le Linee Guida per la riapertura delle attività economiche e sociali aggiornate.

All’interno del testo è presente una sezione dedicata a convegni, congressi ed eventi aziendali. Tale sezione contiene una serie di regole che l’event planner è tenuto a far rispettare senza possibilità di eccezioni.

Linee Guida per la riapertura delle attività economiche e sociali

Ma vediamo, nel dettaglio, cosa prevedono le linee guida.

Innanzitutto, l’accesso agli eventi aziendali è riservato ai possessori di green pass ed è necessario essere muniti di dispositivi di sicurezza individuale.

A prescindere dal possesso del green pass, l’accesso agli eventi deve essere ben gestito per evitare assembramenti. A tal proposito, in merito alla capienza degli spazi, non è indicato un numero massimo consentito. Questo, infatti, viene deciso di volta in volta.

Numerica dei partecipanti e organizzazione degli spazi

In base alla location scelta, infatti, l’event planner è tenuto ad un confronto con le autorità sanitarie prima dell’organizzazione di ogni evento.

Quest’ultimo punto è ancora adesso fonte di dibattito poiché una tale procedura rischia di rallentare il processo di organizzazione con conseguenze molto negative per l’intero settore.

Ad ogni modo, una volta stabilito il numero dei partecipanti, bisogna procedere alla riorganizzazione degli spazi a disposizione strutturando una logistica delle varie attività che preveda ingressi contingentati ed eviti assembramenti.

È necessario predisporre una adeguata informazione sulle misure di prevenzione, comprensibili per gli ospiti ed anche per i clienti di altra nazionalità. A tal fine, si può prevedere l’uso di cartellonistica, sistemi audio / video e anche, eventualmente, del personale dedicato.

Altro punto importante che viene affrontato nel documento è quello relativo all’utilizzo di moderne tecnologie, allo scopo di rendere più snelli alcuni processi organizzativi ed evitare assembramenti.

Di seguito alcuni esempi di processi che possono essere automatizzati:

  • Sistema di prenotazione;
  • Pagamento tickets;
  • Compilazione di modulistica;
  • Stampa di sistemi di riconoscimento;
  • Sistema di registrazione degli ingressi;
  • Svolgimento di test valutativi e di gradimento;
  • Consegna attestati di partecipazione.

Da sottolineare che i dati personali dei partecipanti agli eventi aziendali devono essere conservati per un periodo di almeno 14 giorni.

In diversi punti della location, poi, dovranno essere collocati prodotti per l’igiene delle mani ed è compito del personale di sala promuoverne l’utilizzo.

La distanza di sicurezza deve essere sempre garantita soprattutto dove siano presenti relatori che, al momento del loro intervento, non saranno protetti da mascherina. Quasi superfluo sottolineare la necessità di disinfettare le attrezzature prima e dopo ciascun utilizzo.

Dove possibile, infine, occorre garantire un costante ricambio dell’aria.

La somministrazione di cibo negli eventi aziendali

Qualora l’evento preveda la consumazione di pasti o coffee break, è necessario tener conto di ulteriori regole che, essenzialmente, sono le stesse che si applicano alle attività di ristorazione:

i commensali devono indossare la mascherina quando non sono seduti a tavola. Mascherina obbligatoria anche per il personale di servizio.

In caso di buffet, l’organizzazione deve assicurare distanziamento tra le persone, utilizzo della mascherina e, qualora fosse necessario, l’uso di segnaletica e barriere che evitino assembramenti.

Le regole da rispettare, insomma, sono molteplici ma, di base, non diverse da quelle seguite fino ad oggi. In questo caso, però, l’organizzatore si assume una grande responsabilità per cui ciò che deve guidare il suo operato è sempre la tutela della salute di tutti i presenti.

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