Evento aziendale: come organizzarlo?

L’iter di progettazione e organizzazione di un evento aziendale ha inizio con un’attività di consulenza da parte dell’event planner all’Azienda interessata.

L’attività di consulenza ha un ruolo fondamentale poiché è impossibile strutturare qualunque attività di marketing se non si ha una conoscenza approfondita del Cliente.

In particolare, durante questa fase, si raccolgono informazioni su:

  • Mission e vision;
  • Punti di forza e debolezza;
  • Asset aziendali;
  • Risorse;
  • Obiettivi di business.

Questa lista costituisce un esempio. E’ compito del professionista valutare quali aspetti meritino di essere approfonditi e in che misura.

Naturalmente, delineata la silhouette, è necessario un ulteriore approfondimento per definire il piano strategico dell’evento, ponendo il focus su:

  • Target;
  • Obiettivi;
  • Budget.

È solo a questo punto che l’event planner, definito il profilo del Cliente, avrà un quadro completo e potrà procedere alla fase progettuale.

Prime idee di evento aziendale

In un primo step, è doveroso sottoporre all’Azienda una rosa di proposte da valutare. Si tratta di schizzi, suggestioni, idee e soluzioni che, solo dopo un confronto ed un ulteriore riscontro delle effettive esigenze ed aspettative del Cliente, si tradurranno in un progetto.

Definire una roadmap, che sia di riferimento durante la fase di progettazione e programmazione, consente all’event manager di definire i tempi adeguati per ricerca,  selezione, sintesi ed elaborazione. Di contro, si dà la possibilità al Cliente di fissare briefing programmati durante i quali valutare, approvare o richiedere ulteriori soluzioni.

Per raggiungere l’obiettivo e realizzare un progetto nel quale l’Azienda si riconosca è indispensabile procedere con metodo.

Progetto definitivo

Il progetto di un evento aziendale è un documento complesso ed articolato nel quale numerosi tasselli di un puzzle devono perfettamente trovare il loro incastro, perché  nulla è lasciato al caso.

Primo passo: la ricerca della cornice ideale, la location perfetta.

La scelta della location è frutto di un’azione di ricerca e selezione dettata da vari fattori:

  • Budget;
  • Destinazione (regione / città);
  • Numero, provenienza, ruolo e professione dei partecipanti;
  • Tipologia evento;
  • Programma e timing;
  • Mood e tema scelto;
  • Attività (es. formazione, tavole rotonde, intrattenimento ecc.);
  • Servizio di food & beverage.

Tutte queste informazioni consentiranno al professionista una ricerca mirata, procedendo ad uno screening in base a:

  • Posizione geografica;
  • Capienza e struttura degli ambienti;
  • Valutazione della logistica;
  • Valutazione degli allestimenti;
  • Selezione di fornitori necessari;
  • Stesura del business plan.

In questo momento storico, inoltre, tutte le location prese in esame devono garantire una adeguata ospitalità atta a mitigare i contagi da Covid19, seguendo scrupolosamente i protocolli e le norme vigenti.

Tutto ciò premesso, la buona riuscita di un evento presuppone un team di professionisti e fornitori non solo capaci ma affiatati.

La scelta dei fornitori

Quasi sempre, l’event planner con esperienza ha un suo team di selezionati fornitori. Senza dubbio, le collaborazioni continuative rafforzano la fiducia, privilegiando sintonia ed armonia nel lavoro di squadra, un toccasana per la buona riuscita dell’evento.

Capita spesso, però, che si abbia la necessità di ricercare nuovi fornitori.

È fondamentale una selezione accurata basata su una comprovata reputazione nonché il possesso di permessi e certificazioni, a garanzia di procedure nel pieno rispetto di elevati standard qualitativi.

Programma e timing dell’evento

Verificata la fattibilità e definito il progetto, occorre delineare, con dovizia di particolari, il programma dell’evento corredato da un timing dettagliato, che consenta a tutti i soggetti coinvolti di strutturare il proprio lavoro in relazione a quello degli altri.

Questo aspetto, oltre ad ottimizzare il lavoro di tutti, agevola anche quello dell’event planner, che rappresenta la figura di coordinamento e il punto di riferimento. Nonostante si preveda una puntuale pianificazione, si possono presentare criticità dell’ultimo momento. Il problem solving è una qualità che ogni professionista deve acquisire.

La fase di follow up dell’evento aziendale

Un ultimo aspetto da considerare è che il lavoro dell’event planner non si esaurisce con la conclusione dell’evento.

Anzi, forse uno dei momenti fondamentali è proprio quello che segue l’evento, ovvero la fase di follow up.

E’ durante il follow up che si raccolgono i dati relativi all’evento sulla base del gradimento e  di KPI precedentemente individuati.

E’solo l’analisi dei dati che può decretare il successo di un evento e la soddisfazione del Cliente.

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