Analizzando le nuove tendenze nel settore dell’organizzazione eventi, abbiamo menzionato gli eventi virtuali e ibridi, la cui diffusione ha ormai preso piede e non accenna ad arrestarsi.
Nei precedenti articoli: Eventi Ibridi ed Eventi aziendali: le nuove tendenze di settore abbiamo già parlato delle peculiarità di questi format.
È il caso, adesso, di approfondire taluni aspetti, considerato il ruolo che gli Hybrid Events hanno nel presente e avranno nel futuro.
Basti pensare che, secondo un’indagine condotta da LinkedIn, in alcuni Paesi europei, circa il 75% degli event planner prevede di continuare a organizzare eventi virtuali nei prossimi anni, puntando alla formulazione di proposte sempre più coinvolgenti.
Eventi virtuali e ibridi: uno sguardo al passato
Come ho già avuto modo di sottolineare, eventi virtuali e ibridi si sono affermati come consuetudine soprattutto a seguito della pandemia, che ha imposto regole molto rigide sulla mobilità e il distanziamento.
Tuttavia, la nascita di questi format risale a diversi anni fa. Parliamo di un salto indietro nel tempo di oltre 10 anni. I primi eventi ibridi comparvero in concomitanza con la profonda crisi economica negli USA e in Europa. I budget per gli eventi erano molto contenuti ed una soluzione mista fu sicuramente ingegnosa.
Da allora, eventi virtuali e ibridi sono entrati a pieno diritto nelle proposte offerte dagli eventi planner. Solo per fare un esempio: Apple organizza da anni eventi ibridi in occasione del lancio di nuovi prodotti, coinvolgendo pubblico da tutto il mondo.
Eventi virtuali e ibridi: il presente
Oggi, ovviamente, ci troviamo di fronte a format più complessi da un punto di vista organizzativo e tecnologico rispetto ai primi ma anche rispetto a quelli pre-pandemia.
Nel giro di poco più di due anni, infatti, siamo arrivati all’uso di piattaforme molto sofisticate in grado di offrire strumenti parecchio avanzati attraverso i quali promuovere l’interazione tra i partecipanti.
Tutto ciò richiede gruppi di lavoro in cui diverse professionalità si incontrano lavorando in team e con grandissima attenzione ai dettagli.
Analizziamo, di seguito, gli aspetti su cui porre il focus.
Contenuti
Come sempre accade, i contenuti sono prioritari. È molto importante lavorare sullo storytelling e sul giusto bilanciamento tra razionalità ed emozionalità.
Raccolta dati
Altro elemento importante è la raccolta dati che avviene, essenzialmente, in concomitanza con le delle iscrizioni all’evento.
I dati sono risorse preziose per le Aziende, fondamentali per realizzare campagne di remarketing ma anche per misurare il potenziale ROI del singolo evento.
Engagement
Attenzione particolare merita il livello di coinvolgimento dei partecipanti, siano essi presenti fisicamente o collegati da remoto. Non solo entrambi i pubblici devono essere coinvolti, ma bisogna dare loro la possibilità di fare network creando, magari, delle stanze virtuali in cui potersi confrontare durante l’evento stesso.
Location
La location resta un aspetto fondamentale anche degli eventi virtuali e ibridi. Deve avere requisiti ben precisi in base alla performance dell’evento che si vuole ottenere
Nel caso degli eventi virtuali e ibridi, in realtà, si potrebbe parlare di doppia location. Oltre allo spazio dal quale si trasmette, infatti, occorre scegliere con cura anche la location virtuale, ovvero la piattaforma grazie alla quale l’evento può essere portato in una dimensione digitale.
Il team di lavoro
La complessità degli eventi virtuali e ibridi richiede, ovviamente, nuove figure professionali in grado di far fronte a numerose esigenze: registi, grafici, informatici. Questi sono solo alcuni dei profili professionali necessari per dar vita ad eventi di qualità.
Eventi virtuali e ibridi: il futuro
È certo che il 2022 porterà ulteriori novità di pari passo al moltiplicarsi di queste tipologie di eventi. Come già sta accadendo, assisteremo allo sviluppo di attività mutuate dal mondo del gaming, della Tv e dei social.
Alla base di questo inarrestabile sviluppo c’è anche un elemento che non va trascurato. Come ho avuto modo di sottolineare nel mio precedente articolo: eventi virtuali ed ibridi comportano tutta una serie di vantaggi per le Aziende, soprattutto in termini di logistica e costi.
Tutto ciò si traduce anche nella possibilità di aumentare il numero di incontri e quindi, favorire confronti con cadenza più regolare, a beneficio soprattutto di quelle organizzazioni più complesse e di respiro internazionale con uffici e filiali sparsi un po’ ovunque.
Parlando dei vantaggi insiti in questa tipologia di eventi, è doveroso ribadire il minore impatto ambientale e la facilità con cui il pubblico può prendere parte agli eventi risparmiando tempo e denaro sugli spostamenti.
D’altro canto, l’impegno di coloro che organizzano eventi è e dovrà continuare ad essere costante per assicurare esperienze sempre più immersive e coinvolgenti in cui la relazione e il confronto siano indiscusse protagoniste.
Questo sarà possibile anche grazie allo sviluppo di nuove tecnologie. In questo contesto non si può non fare cenno al concetto di metaverso.
Il metaverso viene considerato il futuro, una realtà virtuale immersiva che si basa proprio sulla relazione. Piattaforme del genere sono già una realtà in alcuni settori come in quello del gaming, ma l’obiettivo è che lo sviluppo di questa tecnologia investa molteplici attività della nostra vita.
Tra queste ci sono, appunto, gli eventi. Presto sentiremo parlare di Metaverso, NFT e cripto valute anche nell’ambito della meeting industry, un’evoluzione inevitabile data la situazione attuale e le richieste sempre maggiori del mercato.
