Se parliamo di event management, parliamo dell’insieme delle attività che pertengono alla realizzazione di un evento, dal concepimento di un’idea al controllo dei risultati ottenuti.
Si tratta, dunque, di una disciplina piuttosto complessa che mette in campo diverse competenze e diverse figure professionali che devono saper gestire tutte le risorse a loro disposizione.
L’obiettivo: la buona riuscita dell’evento e il raggiungimento dei risultati prefissati.
Event management: le fasi operative e le figure professionali coinvolte
Fasi operative:
Come abbiamo anticipato, la realizzazione dell’evento è un processo complesso costituito da vari step:
- Progettazione;
- Analisi di fattibilità;
- Pianificazione;
- Coordinamento;
- Attuazione;
- Promozione;
- Gestione delle risorse;
- Misurazione dei risultati.
Si tratta di un elenco generico ed è importante sottolineare che, sulla base della tipologia di evento che si intende realizzare, ciascuna di queste fasi assumerà delle proprie peculiarità.
Quali figure professionali cono coinvolte nella gestione di un evento?
Come spesso accade, il raggiungimento dell’obiettivo è dato da un buon lavoro di squadra.
Nel caso di un evento, sono molteplici le figure coinvolte, ognuna responsabile di una specifica area ma in grado di lavorare in stretta sinergia con il resto del team. Strutturare un organigramma ad hoc è tra le mansioni più importanti del manager dopo la presa in carico del progetto.
Il Deputy Project manager si avvale sempre di un coordinatore per dirigere la squadra. Quindi il Team Leader deve avere skills precise che gli consentano di supervisionare con efficienza e competenza ma la giusta flessibilità. Le figure professionali coinvolte sono selezionate ed inserite nel team in base alle specifiche esigenze di ciascun progetto. È consuetudine avvalersi di:
- Event planner;
- Segreteria organizzativa;
- Responsabile della logistica;
- Responsabile comunicazione e ufficio stampa;
- Responsabile amministrativo;
- Catering manager;
- Health & Safety manager;
- Service coordinator
Event management: 3 errori da non commettere
Gestire un evento significa prendersi cura dei minimi dettagli nella fase organizzativa ma anche nelle fasi del pre e del post evento.
In particolare, ci sono tre elementi che non andrebbero mai sottovalutati:
L’analisi del target e degli obiettivi:
Come accade in tutte le attività di marketing, una analisi iniziale errata può pregiudicare tutte le fasi del lavoro. Conoscere a fondo il target è un elemento fondamentale che va chiarito sin da subito.
Stessa importanza hanno gli obiettivi che intendiamo raggiungere i quali devono essere concreti e misurabili.
L’allocazione del budget
Sin dalla pianificazione dell’evento, il budget a disposizione deve guidare ogni decisione. Un errore nella gestione del budget può causare problemi al committente e compromettere la buona riuscita dell’evento.
La comunicazione dell’evento
Modalità, scelta dei mezzi e tone of voice: tutti questi elementi devono essere coerenti con l’immagine del brand o, comunque, del committente e del target cui intende rivolgersi.
La comunicazione è uno strumento potente e farne un cattivo uso può vanificare ogni sforzo progettuale e organizzativo.
La formazione nel settore dell’event management
Dopo decenni di esperienza nella meeting industry e nella formazione avanzata, la nostra agenzia ha deciso di studiare un percorso formativo altamente professionale e performante per coloro che per la prima volta si avvicinano al mondo degli eventi.
Il nostro corso di formazione in Management degli eventi ha lo scopo primario di formare figure in grado, terminato il percorso, di inserirsi in un team di lavoro impegnato nella gestione di eventi.
Per raggiungere questo obiettivo, non è sufficiente curare la propria formazione ma occorre anche compiere un percorso su se stessi, sulle proprie attitudini e soft skills e, naturalmente, fare molta pratica.
Nei prossimi giorni provvederemo a rendere disponibile un link dove trovare tutte le informazioni necessarie sulla nostra offerta formativa.
